Wij sommen graag even op waarom een back-up van uw Office 365 nodig is. Microsoft 365 is software van de bovenste plank. Het is een ideale, digitale werkomgeving voor u en uw werknemers. Microsoft stelt alles in het werk om u een betrouwbare, handige en gebruiksvriendelijke cloudservice aan te bieden. Alleen mag u er niet vanuit gaan dat Microsoft Office 365 een back-up maakt van uw bedrijfsdata en e-mails. Dat doet het niet – of toch onvoldoende. Als u wilt dat u met uw data helemaal safe zit, dan is een externe back-up broodnodig. Wij geven alvast vijf redenen waarom.
5 redenen waarom een externe back-up van Office 365 noodzakelijk is
Verwijderde data. heeft u een e-mail of een bepaald bestand per ongeluk verwijderd en u wilt die terughalen? In Microsoft Office 365 is dit na een bepaalde tijd niet meer mogelijk. Gelukkig zorgt een externe back-up voor de oplossing en voor het beschermen van uw e-mails.
Externe beveiligingsbedreigingen. Malware en virussen richten elk jaar heel wat schade aan allerhande bedrijven en organisaties. Dat aantal aanvallen stijgt elk jaar. Een externe back-up van uw data en mailboxen laat toe terug te herstellen naar de situatie voor de aanval die uw Microsoft Office 365 gegevens verwijderde of versleutelde en zo uw bedrijfsgegevens te beschermen.
Interne beveiligingsbedreigingen. Bedreigingen van binnenuit komen vaker voor dan u denkt. Supply Chain Attacks of ontevreden medewerkers zijn hiervan voorbeelden. Data kan op die manier definitief verwijderd worden. Een hoogwaardige hersteloplossing verkleint het risico dat kritieke gegevens verloren gaan of vernietigd worden en zorgen voor een optimale IT-bescherming.
Lacunes in het verwarrende bewaarbeleid van Microsoft 365. Het bewaarbeleid van Microsoft 365 is moeilijk bij te houden, laat staan te beheren. Een back-up van Office 365 biedt een langere en beter toegankelijke bewaring, allemaal beschermd en opgeslagen op één plek voor eenvoudig herstel.
Wettelijke en compliance vereisten. Zorg ervoor dat u alle nodige data kan ophalen tijdens juridische procedures en vertrouw op een back-up. Stel dat u in een juridisch steekspel terecht bent gekomen en uw enige redding is data terughalen die in ver vervlogen tijden is verwijderd. Daar staat u dan. Gelukkig kunt u dit oplossen met een back-up van Office 365
Er is toch zoiets als “Verwijderde data” of de “Prullenbak”?
Gegevens die verwijderd zijn - per ongeluk of opzettelijk - kunnen maar gedurende een bepaalde periode worden hersteld, afhankelijk van de dienst. Voor SharePoint blijven verwijderde items 93 dagen in de prullenbak. Exchange Online bewaart verwijderde mailboxen standaard 30 dagen. Individueel verwijderde items in een mailbox kunnen maximaal 14 dagen worden hersteld, beheerders kunnen dat verlengen tot maximaal 30 dagen. Na deze periodes wordt de data definitief verwijderd. Met een back-up van Microsoft Office 365 kunt u gegevens langer bewaren.
Maakt Microsoft geen back-up van Microsoft 365?
Microsoft Office 365 maakt uiteraard wel een back-up van uw data, maar die is voornamelijk bedoeld om in geval van een storing alles weer vlot op de rails te krijgen – dat is hun deel van de verantwoordelijkheid. Die back-up maakt Microsoft Office 365 elke twaalf uur en houdt het slechts veertien dagen bij. Dit is een algemene back-up, voor systeem herstel, niet voor het recupereren van individuele files. Dit past in het shared responsibility model, waarbij Microsoft de verantwoordelijkheid van uw Microsoft 365-omgeving deelt met u. Dit komt erop neer dat Microsoft instaat voor zijn eigen wereldwijde infrastructuur en ervoor zorgt dat Microsoft 365 altijd goed blijft draaien. U bent van uw kant verantwoordelijk voor uw eigen data en het beheer ervan. U kunt voor het managen daarvan natuurlijk ook ons IT-bedrijf inschakelen. Denk maar aan het managen van uw asset.
Hoe kan er dan een bewaarbeleid opgesteld worden?
We moeten er niet flauw over doen: het bewaarbeleid van Microsoft 365 is een onoverzichtelijk kluwen. Elke toepassing in Microsoft 365, zoals SharePoint, Exchange en OneDrive, heeft zijn eigen bewaar- en verwijderingsregels, die u trouwens allemaal handmatig moet instellen. Dat betekent dat u niet over één, maar over verschillende retention policies uw hoofd moet breken. Komt daar nog bij dat zo een bewaarbeleid van Office 365 helemaal niet dient als een back-up. Ook Microsoft ziet dat zo. Lees het bewaarbeleid maar na op (https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/retention?view=o365-worldwide#how-a-retention-policy-works-with-document-versions-in-a-site-collection). In deze lijvige tekst komt het woordje “back-up” geen enkele keer voor. Een teken aan de wand. Het bewaarbeleid van Microsoft biedt dus geen enkele zekerheid om toegang te krijgen tot verloren gegevens. Enkel met een effectieve externe back-up kunt u verwijderde, beschadigde of gekaapte gegevens razendsnel herstellen.
Contacteer ons voor een effectieve externe back-up
Wij zorgen wél voor een degelijke back-up van uw Office 365. Contacteer ons en wij nemen graag de tijd om u meer info te bezorgen. U kunt ons bereiken via het e-mailadres support@360it.be of u kunt ons bellen via het nummer +32 9 283 06 90. Wij helpen u bij 306IT in Sint-Martens-Latem, rondom Gent met plezier er zorgen voor degelijke ondersteuning voor uw software.