data-in-defik

Backup Microsoft 365

5 redenen waarom

Terug naar overzicht

5 redenen waarom een externe back-up van Microsoft 365 (Office 365) noodzakelijk is.

Microsoft 365 is Software as a Service (SaaS) van de bovenste plank. Het is een ideale digitale werkomgeving voor u en uw werknemers. Microsoft stelt alles in het werk om u een betrouwbare, handige en gebruiksvriendelijke Cloud service aan te bieden. Alleen mag u er niet vanuit gaan dat Microsoft een back-up maakt van uw bedrijfsdata en emails. Dat doet het niet – of toch onvoldoende. Als u wilt dat u met uw data helemaal safe zit, dan is een externe back-up broodnodig.

Wij geven alvast vijf redenen waarom.

  1. Verwijderde data. Hebt u een mail of een bepaald bestand per ongeluk verwijderd en u wilt die terughalen? In Microsoft 365 is dit na een bepaalde tijd niet meer mogelijk. Gelukkig zorgt een externe back-up voor de oplossing.
  2. Externe beveiligingsbedreigingen. Malware en virussen richten elk jaar heel wat schade aan bedrijven en organisaties allerhande. Dat aantal aanvallen stijgt elk jaar. Een externe back-up van uw data en mailboxen laat toe terug te herstellen naar voor de aanval die uw Microsoft 365 gegevens verwijderde of versleutelde.
  3. Interne beveiligingsbedreigingen. Bedreigingen van binnenuit komen vaker voor dan u denkt. Supply Chain Attacks of ontevreden medewerkers zijn hiervan voorbeelden. Data kan op die manier definitief verwijderd worden. Een hoogwaardige hersteloplossing verkleint het risico dat kritieke gegevens verloren gaan of vernietigd worden.
  4. Lacunes in het verwarrende bewaarbeleid van Microsoft 365. Het bewaarbeleid van Microsoft 365 is moeilijk bij te houden, laat staan te beheren. Een back-up biedt een langere en beter toegankelijke bewaring, allemaal beschermd en opgeslagen op één plek voor eenvoudig herstel.
  5. Wettelijke en compliance vereisten. Zorg ervoor dat u alle nodige data kan ophalen tijdens juridische procedures en vertrouw op een back-up. Stel dat u in een juridisch steekspel terecht bent gekomen en uw enige redding is data terughalen die in ver vervlogen tijden is verwijderd. Daar staat u dan.

 

Er is toch zoiets als “Verwijderde data” of de “Prullenbak”?

Gegevens die verwijderd zijn (per ongeluk of opzettelijk) kunnen maar gedurende een bepaalde periode worden hersteld, afhankelijk van de dienst.

Voor SharePoint blijven verwijderde items 93 dagen in de prullenbak. Exchange Online bewaart verwijderde mailboxen standaard 30 dagen. Individuele verwijderde items in een mailbox kunnen maximaal 14 dagen worden hersteld, beheerders kunnen dat verlengen tot maximaal 30 dagen.

Na deze periodes wordt de data definitief verwijderd.

Maakt Microsoft dan geen back-up van Microsoft 365?

Microsoft maakt uiteraard wel een back-up van uw data, maar die is voornamelijk bedoeld om in geval van een storing alles weer vlot op de rails te krijgen – dat is hun deel van de verantwoordelijkheid. Die back-up maakt Microsoft elke twaalf uur en houdt het slechts veertien dagen bij. Dit is een algemene back-up, voor systeem herstel, niet voor het recupereren van individuele files. Dit past in het shared responsibility model, waarbij Microsoft de verantwoordelijkheid van uw Microsoft 365-omgeving deelt met u. Dat komt erop neer dat Microsoft instaat voor zijn eigen wereldwijde infrastructuur en ervoor zorgt dat Microsoft 365 altijd goed blijft draaien. U bent van uw kant verantwoordelijk voor uw eigen data en het beheer ervan.

Hoe kan er dan een bewaarbeleid opgesteld worden?

We moeten er niet flauw over doen: het bewaarbeleid van Microsoft 365 is een onoverzichtelijk kluwen. Elke toepassing in Microsoft 365, zoals SharePoint, Exchange en OneDrive, heeft zijn eigen bewaar- en verwijderingsregels die u trouwens allemaal handmatig moet instellen. Dat betekent dat u niet over één, maar over verschillende retention policies uw hoofd moet breken.

Komt daar nog bij dat zo’n bewaarbeleid ook helemaal niet dient als een back-up. Ook Microsoft ziet dat zo. Lees er het bewaarbeleid maar op na (https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/retention?view=o365-worldwide#how-a-retention-policy-works-with-document-versions-in-a-site-collection) . In deze lijvige tekst komt het woordje “back-up” geen enkele keer voor. Een teken aan de wand. Het bewaarbeleid van Microsoft biedt dus geen enkele zekerheid om toegang te krijgen tot verloren gegevens. Enkel met een effectieve externe back-up kunt u verwijderde, beschadigde of gekaapte gegevens razendsnel herstellen.

Wat is dan een effectieve externe back-up?

Contacteer ons en wij nemen graag de tijd om u meer info te bezorgen.