360IT

Privacy Notice

1             ALGEMEEN

 

360IT gelooft in privacy als een burgerrecht. Wij respecteren dan ook de regelgeving inzake de bescherming/verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in de Europese privacywet (GDPR: General Data Protection Regulation/AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming) die van kracht is sinds mei 2018.

 

2             DOEL

Het doel van dit document is de lezer duidelijk te maken hoe en waarom 360IT persoonsgegevens verwerkt doorheen de organisatie. Daarnaast bespreken we de bewaartermijnen en mogelijkheden tot inzage of correctie van uw gegevens. Deze privacy notice bevat informatie voor (potentiële) klanten, leveranciers, werknemers, sollicitanten en eender wie die in contact komt met onze organisatie.

 

Indien u enkel interesse heeft over welke persoons gegevens er op deze website worden bijgehouden verwijzen we u door naar onze cookie policy. 

 

3             VERWERKTE PERSOONSGEGEVENS

In het kader van onze Business to Business relaties houdt 360IT bepaalde informatie bij in het kader van:

  • Leveranciersbeheer, Klantenbeheer: Naam, geslacht, mail adres en telefoon in die mate dat dit nodig is om te voldoen aan contractuele verplichtingen. (bv voor het maken van offertes, facturen, voor boekhouding en ondersteuning)
  • Personeelsbeheer: Opleiding, contactgegevens zoals naam, adres en financiële gegevens om te voldoen aan contractuele verplichtingen of onder gerechtvaardigd belang.  (bv salarisadministratie, belastingen, uur registratie)
  • Sollicitaties: Alle gegevens die ons aangeleverd worden in het kader van een sollicitatie door de sollicitant voor de duur van de selectieperiode onder toestemming van de betrokkene.
  • Directe Marketing: Naam, Email adres, functie en werkgever in het kader van directe marketing via Email. (Toestemming v/d betrokkene enkel voor het doel waarvoor toestemming is gegeven)
  • Wettelijke verplichtingen: Gegevens zoals naam, adres, financiële informatie, geslacht in de mate dat dit nodig is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. (Fiscale, sociale wetgeving bijvoorbeeld voor onze werknemers)

360IT heeft geen Business to Consumer activiteiten waardoor persoonsgegevens van consumenten niet rechtstreeks structureel verwerkt worden.

 

4             DOORGEVEN VAN PERSOONSGEGEVENS

360IT geeft uw informatie enkel door indien het noodzakelijk is voor de uitvoering van contractuele overeenkomsten, wettelijke verplichtingen of wanneer dit uit gerechtvaardigd belang gebeurd. 360IT zal uw informatie nooit doorverkopen of toestaan dat onze partners dit doen.

Bijvoorbeeld, delen wij uw informatie met:

  • U indien u deze bij ons navraagt.
  • Uw werkgever in het kader van de lopende contracten.
  • Leveranciers/partners voor de verwerking van contracten. (Bv toekennen van licenties/accounts op gebruiker of voor ondersteuning, leveringen).
  • Onze overheid in het kader van wettelijke verplichtingen.
  • Als werknemer, verzekeringsinstellingen, sociaal secretariaat.

 

5             DUUR VAN HET BIJHOUDEN VAN DE GEGEVENS

De persoonsgegevens worden op zijn minst bijgehouden voor de duur van de verwerking.

Bijvoorbeeld, houden wij uw informatie bij voor:

  • Wij houden de informatie bij voor de duur van het contract (bv Klanten/leveranciers).
  • Voor de duur van de wettelijke verplichting (Boekhouding, personeelsgegevens)
  • Voor de duur van de sollicitatie ronde (Sollicitanten)
  • Tot u zich uitschrijft (mailmarketing)

 

6             HOE BEVEILIGEN WE DEZE INFORMATIE.

Zonder in detail te gaan over de exacte technische en logische maatregelen, gebruikt 360IT hiervoor een geijkt systeem, namelijk een ISMS (Information security management system).

 

Hiermee evalueren wij de risico’s van de informatie die wij bijhouden, verwerken en stockeren. Zoals wat de impact zou zijn op u mocht deze informatie vrijkomen of niet beschikbaar zijn. Al naar gelang van deze inschattingen zetten wij gepaste industrie standaard oplossingen in.

 

360IT’s ISMS is hiervoor gecertifieerd via de ISO27001 standaard.

 

7             WAAR IS DEZE INFORMATIE OPGESLAGEN.

Uw data wordt gestockeerd binnen de Europese unie en is enkel toegankelijk voor de verantwoordelijke personen voor die data in 360IT.

 

8             WAT BETREFT UW PARTNERS/LEVERANCIERS.

360IT valideert dat zijn partners en leveranciers de richtlijnen in deze privacy notice en de GDPR naleven. We doen dit door middel van onze overeenkomsten en contracten en het nagaan van hun eigen privacy policy.

 

9             RECHT VAN DE BETROKKENEN.

Het is uw recht om uw persoonsinformatie te bekijken, aan te passen of te laten verwijderen zoals voorzien in de AVG/GDPR.

 

Indien de vraag is om uw informatie te verwijderen kan het zijn dat bepaalde informatie toch wordt bijgehouden indien dit uit wettelijke verplichtingen noodzakelijk blijkt. Het laten verwijderen van informatie kan leiden tot het verbreken van bestaande contracten indien de informatie noodzakelijk is voor het uitvoeren van het contract.

 

Toegang tot uw informatie kan enkel verkregen worden na het vaststellen van uw identiteit. Indien nodig of bij twijfel zal aanvullende informatie opgevraagd worden om de identiteit van de betrokkene te bepalen. Indien een indiener zich niet wil of kan identificeren is dit grond om het verzoek af te wijzen.

 

Uiterlijk binnen de 4 weken zal uw verzoeken opgevolgd worden of wordt het besluit tot weigeren van het verzoeken meegedeeld. Indien u in kennis wordt gesteld tot een weigering van het verzoek wordt de betrokkene gewezen op zijn bezwaar en beroep mogelijkheden tegen de betreffende beslissing. De beslissing of evaluatie zal uitgevoerd worden op basis van de richtlijnen betreft zoals die ons opgelegd zijn in de AVG/GDPR.

 

Aan een verzoek hangen geen kosten vast, tenzij dit duidelijk ongegrond of buitensporig is (Bijvoorbeeld met het doel onze diensten te overbelasten door een overvloed aan aanvragen te veroorzaken).

Een verzoek kan maximaal twee maal per jaar uitgevoerd worden.

 

Eventuele derde ontvangers van uw informatie worden in de mate dat dit redelijkerwijs mogelijk is in kennis gesteld van verzoeken.

 

Het uitvoeren van een verzoek kan via privacy@360it.be.

 

10           OPMERKINGEN, UITVOEREN VAN VRAGEN 

Voor vragen of opmerkingen over deze privacy notice of voor het uitvoeren van uw rechten neemt u contact op met privacy@360it.be

Versie: 1.0

Laatst aangepast: 22/06/2020