Back-up van Office 365

Wij sommen graag even op waarom een back-up van jouw Office 365 nodig is. Microsoft 365 is software van de bovenste plank. Het is een ideale, digitale werkomgeving voor jou en jouw werknemers. Microsoft stelt alles in het werk om je een betrouwbare, handige en gebruiksvriendelijke cloudservice aan te bieden. Alleen mag je er niet vanuit gaan dat Microsoft Office 365 een back-up maakt van jouw bedrijfsdata en e-mails. Dat doet het niet – of toch onvoldoende. Als je wilt dat je met jouw data helemaal safe zit, dan is een externe back-up broodnodig. Wij geven alvast vijf redenen waarom.

5 redenen waarom een externe back-up van Office 365 noodzakelijk is

• Verwijderde data. Heb je een e-mail of een bepaald bestand per ongeluk verwijderd en je wilt die terughalen? In Microsoft Office 365 is dit na een bepaalde tijd niet meer mogelijk. Gelukkig zorgt een externe back-up voor de oplossing en voor het beschermen van jouw e-mails.

• Externe beveiligingsbedreigingen. Malware en virussen richten elk jaar heel wat schade aan allerhande bedrijven en organisaties. Dat aantal aanvallen stijgt elk jaar. Een externe back-up van jouw data en mailboxen laat toe terug te herstellen naar de situatie voor de aanval die jouw Microsoft Office 365 gegevens verwijderde of versleutelde en zo jouw bedrijfsgegevens te beschermen.

• Interne beveiligingsbedreigingen. Bedreigingen van binnenuit komen vaker voor dan je denkt. Supply Chain Attacks of ontevreden medewerkers zijn hiervan voorbeelden. Data kan op die manier definitief verwijderd worden. Een hoogwaardige hersteloplossing verkleint het risico dat kritieke gegevens verloren gaan of vernietigd worden en zorgen voor een optimale IT-bescherming.

• Lacunes in het verwarrende bewaarbeleid van Microsoft 365. Het bewaarbeleid van Microsoft 365 is moeilijk bij te houden, laat staan te beheren. Een back-up van Office 365 biedt een langere en beter toegankelijke bewaring, allemaal beschermd en opgeslagen op één plek voor eenvoudig herstel.

• Wettelijke en compliance vereisten. Zorg ervoor dat je alle nodige data kan ophalen tijdens juridische procedures en vertrouw op een back-up. Stel dat je in een juridisch steekspel terecht bent gekomen en jouw enige redding is data terughalen die in ver vervlogen tijden is verwijderd. Daar sta je dan. Gelukkig kan je dit oplossen met een back-up van Office 365

Er is toch zoiets als “Verwijderde data” of de “Prullenbak”?

Gegevens die verwijderd zijn - per ongeluk of opzettelijk - kunnen maar gedurende een bepaalde periode worden hersteld, afhankelijk van de dienst. Voor SharePoint blijven verwijderde items 93 dagen in de prullenbak. Exchange Online bewaart verwijderde mailboxen standaard 30 dagen. Individueel verwijderde items in een mailbox kunnen maximaal 14 dagen worden hersteld, beheerders kunnen dat verlengen tot maximaal 30 dagen. Na deze periodes wordt de data definitief verwijderd. Met een back-up van Microsoft Office 365 kan je gegevens langer bewaren.

Maakt Microsoft geen back-up van Microsoft 365?

Microsoft Office 365 maakt uiteraard wel een back-up van jouw data, maar die is voornamelijk bedoeld om in geval van een storing alles weer vlot op de rails te krijgen – dat is hun deel van de verantwoordelijkheid. Die back-up maakt Microsoft Office 365 elke twaalf uur en houdt het slechts veertien dagen bij. Dit is een algemene back-up, voor systeem herstel, niet voor het recupereren van individuele files. Dit past in het shared responsibility model, waarbij Microsoft de verantwoordelijkheid van jouw Microsoft 365-omgeving deelt met jou. Dit komt erop neer dat Microsoft instaat voor zijn eigen wereldwijde infrastructuur en ervoor zorgt dat Microsoft 365 altijd goed blijft draaien. Je bent van jouw kant verantwoordelijk voor jouw eigen data en het beheer ervan. Je kan voor het managen daarvan natuurlijk ook ons IT-bedrijf inschakelen. Denk maar aan het managen van jouw asset.

Hoe kan er dan een bewaarbeleid opgesteld worden?

We moeten er niet flauw over doen: het bewaarbeleid van Microsoft 365 is een onoverzichtelijk kluwen. Elke toepassing in Microsoft 365, zoals SharePoint, Exchange en OneDrive, heeft zijn eigen bewaar- en verwijderingsregels, die je trouwens allemaal handmatig moet instellen. Dat betekent dat je niet over één, maar over verschillende retention policies jouw hoofd moet breken. Komt daar nog bij dat zo een bewaarbeleid van Office 365 helemaal niet dient als een back-up. Ook Microsoft ziet dat zo. Lees het bewaarbeleid maar na op (https://docs.microsoft.com/en-us/microsoft-365/compliance/retention?view=o365-worldwide#how-a-retention-policy-works-with-document-versions-in-a-site-collection). In deze lijvige tekst komt het woordje “back-up” geen enkele keer voor. Een teken aan de wand. Het bewaarbeleid van Microsoft biedt dus geen enkele zekerheid om toegang te krijgen tot verloren gegevens. Enkel met een effectieve externe back-up kan je verwijderde, beschadigde of gekaapte gegevens razendsnel herstellen.

Contacteer ons voor een effectieve externe back-up

Wij zorgen wél voor een degelijke back-up van jouw Office 365. Contacteer ons en wij nemen graag de tijd om je meer info te bezorgen. Je kan ons bereiken via het e-mailadres support@360it.be of Je kan ons bellen via het nummer +32 9 283 06 90. Wij helpen je bij 306IT in Sint-Martens-Latem, rondom Gent met plezier er zorgen voor degelijke ondersteuning voor jouw software.